Јесмо погледао у замкама коришћења апликације за прорачунске таблице као што је Екцел за чување спискова података. Овај приступ у почетку може изгледати као најбоље решење, али можете наићи на проблеме при дељењу тих података са више корисника, провери ваљаности садржаја или чак кретању вашим подацима. Зашто? Зато што користите алат који није створен за обављање посла.
Сада ћемо размотрити измишљени (али типични) случај предузећа помоћу листе засноване на прорачунским табелама и погледати како би се ово могло претворити у апликацију базе података да би се превазишли такви проблеми.
Како радне свеске измичу контроли
Наша листа је започела као једноставна евиденција пројеката предузетих за клијенте. Како је компанија расла, тако је растао и број клијената, са именима и контакт подацима додатим у радну књижицу. Такође, био је потребан неки начин да се забележи шта су разни чланови особља радили на овим пројектима, па је у ову радну свеску додато још више података.
У овом тренутку приступ прорачунским таблицама постао је неизводљив: било је превише људи који су покушавали да га ажурирају, често истовремено. Компанија је покушала да успостави ротацију, тако да су људи редом ажурирали радну свеску, али то је значило да су неки задаци заборављени пре него што су забележени.
На крају, људи су поставили сопствене радне свеске како би пратили своје задатке, понекад се сећајући да копирају податке у главну радну свеску на крају недеље. Запослени су развили сопствени стенограф за ове књиге, а неки су променили обликовање и редослед колона у складу са својим начином рада. Копирање ових података у главну радну свеску резултирало је ужасним нередом.
Ово је можда измишљени пример, али заправо сам видео све ове праксе у стварном животу. Погледајмо ближе нека питања која је покренула ова метода рада.
Много проблема
Можете видети први лист наше замишљене табеле. Прва колона детаљно описује назив пројекта на који се односи сваки унос. Међутим, нека од ових имена су дугачка, па је особље можда дошло у искушење да користи скраћенице; као резултат, увукле су се грешке у куцању. То отежава везање задатака који пројекту припадају. Решење не мора бити тешко: можете одабрати кратко име за сваки пројекат око којег се сви слажу или сваком пројекту доделити ИД број и аутоматски га превести у назив пројекта.
Постоји сличан проблем са започетом колоном. Неке ћелије садрже датум, али друге бележе само месец дана - а један или два записа само кажу Да. Екцел подржава проверу података, па је могуће осигурати да одређене ћелије увек садрже податке одређеног типа - али када се прорачунска табела развије на ад хоц начин, ретко се користи.
У овом тренутку приступ прорачунским таблицама постаје неизводљив: било је превише људи који су покушавали да га ажурирају
Овај проблем нећете имати у апликацији базе података, јер ће врста података поља бити фиксирана од самог почетка. Ако не знате тачан датум почетка рада, можете да користите први у месецу или 1. јануар ако знате само годину. Ако пројекат још увек није покренут, поље можете оставити празно - НУЛЛ у терминима базе података. Ако сте знали да је пројекат започет, али нисте знали када, можете да користите датум који би за ваше податке обично био немогућ, као што је 1/1/1900. Одмах постаје лако сортирати пројекте и стећи хронолошки преглед активности.
Суптилнији изазов представља колона са ознаком Клијент. Уноси у овој колони нису повезани ни са чим другим у радној свесци, али на листу 1 постоји листа купаца, на коју се вероватно и односи. Чување вишеструких спискова истих предмета, на које се позивају различита имена, збуњује. Треба да појасните именовање и подмирите једнозначно име за овај ентитет: да ли су то клијенти или купци?
Ступац Статус је још један у коме није било провере ваљаности, па су се људи поново одлучили да напишу шта год желе. Било би боље успоставити кратки списак свих дозвољених вредности.
Други лист - Лист 1 - је једнако проблематичан. За почетак, назив листа није описан. Оно што заправо садржи је листа са насловом Купци, али ово није форматирано као табела у програму Екцел: адреса је у једном пољу, што ограничава вашу могућност употребе Екцел-ових уграђених алата за претраживање или сортирање. Можете, на пример, да филтрирате адресе које садрже Цардифф, али резултати ће такође укључити оне на Цардифф Роад у Невпорту.
Што се тиче адреса, најбољи приступ је коришћење засебних поља за поштански број, округ, град и улицу (иако подаци о окрузима нису обавезни за адресе у Великој Британији - погледајте Нема округа, молим вас, ми смо Британци). Улица треба да садржи све што није у осталим деловима адресе.
Постоји поље Контакт, које такође представља проблеме. Тамо где имамо неколико контаката у оквиру предузећа са једним клијентом, њихова имена су сврстана у ово поље, а њихови бројеви телефона и адресе е-поште слично су постављени у друга поља. Њихово раздвајање биће изазов - поготово ако се у пољу Контакт налазе три имена, али само два телефонска броја.
Последња колона у овом листу има наслов Последњи контакт: запослени би то требало да ажурирају сваки пут када ступе у контакт са купцем. Будући да су ове информације запослена додатна ствар коју треба да запамти и не постоји гаранција да ће их имати - поготово јер су скривене на другом листу - непоуздане су. Ово је заиста нешто што би рачунар требао аутоматски да прати.
На крају долазимо до листова задатака, који детаљно описују задатке и коментаре за сваког радника. Они се не именују доследно и не садрже исте колоне истим редоследом. Иако има смисла да појединачни корисници уносе своје податке на сопствене листове, недостатак кохерентности отежава прикупљање и анализу података. На пример, када менаџер жели да види какав је посао урађен на сваком пројекту, на пример, сви задаци морају се ручно копирати са појединачних листова на једну листу пре него што се могу сортирати и пријавити.
Изградња базе података
За сређивање ових проблема биће потребно мало посла, можда и неколико дана. Будући да ће корисници вероватно морати да наставе да користе стари систем док правимо нови, најбоље је да направимо копију постојећих радних књига из којих ћемо радити. То значи да ћемо желети да документујемо сваки корак у конверзији података, тако да то можемо брзо поновити када дође време за прелазак на нови систем.
Прво што треба да урадите је да очистите податке у Екцел радној свесци. Коришћење функције „Пронађи и замени“ може да вам помогне и требало би да избришете било који ступац или ред који не садржи податке (осим реда наслова колоне, који се мора задржати). Додајте колону ИД на сваки лист, у колону А, и попуните је инкременталним бројевима тако што ћете у прву ћелију откуцати 1, бирајући на дну података (Схифт + Енд, Довн), а затим помоћу команде Филл Довн (Цтрл + Д ). Направите главну листу имена пројеката и где год је име пројекта забележено, користите функцију ВЛоокуп () да бисте потврдили његов главни ИД број; ако нема броја, постоји нескладност ваших података.
Када су ваши подаци чисти, време је да направите нову базу података која ће их чувати. Користићемо Аццесс 2013, јер је у нашем теоријском примеру доступан свим нашим корисницима путем претплате на Оффице 365. Када креирате нову Аццессову базу података, имате могућност да је креирате као Аццесс Веб Апп или Аццесс Десктоп Датабасе. Веб апликације имају поједностављени интерфејс и могу се користити само ако имате Оффице 365 са СхареПоинт Онлине или СхареПоинт Сервер 2013 са Аццесс Сервицес и СКЛ Сервер 2012. Користићемо традиционалну базу података Десктоп, јер нуди више опција и већу контролу над корисничко искуство.
Изаберите да креирате нову базу података радне површине и дајте јој име: Аццесс креира нову табелу која се зове Табела 1 и смешта вас у приказ дизајна са једном колоном, која се зове ИД. Овде можете да дизајнирате табеле које ће вам требати у вашој бази података. Свака табела треба да има поље ИД (аутоматски инкрементални цели број), али да не би дошло до забуне, најбоље је дати јој описније име. У табели Пројекти то би био ПројецтИД, ЦустомерИД у табели Купци итд.
Можете подесити тип података за сваку створену колону, а свакој колони морате дати име и подесити било која друга својства и обликовање према пољу. Као и код поља ИД, побрините се да имена ступаца јасно показују који подаци треба да иду у поље - тако, на пример, користите ПројецтНаме, а не само Наме, ДуеДате, а не Дуе. Помоћу дугмета Наме & Цаптион на траци можете створити скраћени наслов, као и експлицитно име. У именима колона можете да користите размаке, али при писању упита и извештаја мораћете да их окружите угластим заградама.
Иако има смисла да корисници уносе своје податке на своје листове, недостатак кохерентности отежава анализу
Подесите форматирање колона као што је ПерцентагеЦомплете на Перцент, а датуме СхортДате, као и максималну дужину текстуалних поља на разумну вредност, или ће сви имати 255 знакова. Запамтите да су неке речи (као што је Датум) резервисане, тако да их не можете користити као називе колона: уместо тога користите ТаскДате или нешто друго описније.
Када је реч о колонама у којима желите да потражите вредност у другој табели (као што је ступац Купац у табели Пројекти), дефинишите те остале табеле у програму Аццесс пре него што додате колону за преглед. Када је реч о статусу, најједноставнија опција је само откуцати вредности које ће се приказати на падајућој листи - али то отежава додавање или уређивање листе могућих вредности касније. Осим ако се не бавите кратком листом где се вероватно неће променити могуће вредности - као што је поље које бележи нечији пол - боља идеја је да направите другу табелу за уносе као што је ПројецтСтатус. То вам омогућава да лако додате додатне опције на листу у будућности без промене програма.
Побољшања
Док дизајнирамо нашу базу података, можемо применити побољшања у односу на стари начин рада на основу прорачунских табела. Једна од притужби које су наши корисници имали на Екцел радне свеске била је та што је сваки задатак садржавао само једну ћелију за коментаре, а понекад им је требало да дају више коментара на задатак - или је надзорник требао да коментарише задатак, а затим и корисник одговори на ово. Стрпајући све у једну ћелију, било је тешко видети када и ко је дао коментаре. Можемо боље ако направимо засебну табелу за коментаре, повезану са табелом Задаци. На овај начин сваки задатак може имати онолико коментара колико је потребно, са одвојеним пољима за датум, корисничко име и текст сваког.
Још једно побољшање које можемо учинити је да поставимо ставке као што је ПројецтСтатус да се приказују у одређеном редоследу, а не по абецеди - на пример, можда бисте желели да Цомплетед иде на дну листе. Да бисте то урадили, додајте колону ДисплаиОрдер и помоћу ње сортирајте листу претраживања. Немојте бити у искушењу да користите поље ИД; с тим би било која нова евиденција могла ићи само на крај листе.
Да бисмо били сигурни да наши подаци остају чисти, поља која корисник мора да попуни можемо означити као Обавезна и додати проверу како бисмо били сигурни да су унети подаци у исправном облику. Можете олакшати живот постављањем разумних подразумеваних вредности: поље ЦомментДате у табели Коментари може имати подразумевану вредност постављену на = Дате (), што ће га аутоматски подесити на данашњи датум кад год се креира нови Коментар. Можете да користите валидацију заједно са повученим ступцем у табели (логичком облику) да бисте зауставили кориснике да додају нове записе са одређеним вредностима. Ово вам омогућава да задржите историјске вредности које су некад биле важеће, али које се више не користе. Све ове функције се могу наћи на Алатима за табеле | Картица поља на траци или у својствима поља у приказу дизајна табеле.
Увоз података
Једном када су ваше табеле постављене, можете да користите спољне податке | Увези и повежи | Екцел дугме на траци за додавање података из Екцел радне свеске у табеле у вашој Аццесс бази података. Направите резервну копију своје празне базе података Аццесса пре него што започнете, у случају да нешто пође по злу, и почните ручним попуњавањем малих табела ако је потребно. Узмите још једну резервну копију када се то уради, па се можете вратити на ову тачку ако нешто пође по злу у следећим корацима.
Сада увезите главне табеле које се не ослањају на било које друге табеле, као што су Купци, пре него што завршите са табелама које имају везе, као што су Пројекти и Задаци. Ако преуредите и преименујете колоне у Екцел радној свесци да се што ближе подударају са пољима у бази података Аццесс, не бисте требали имати потешкоћа са увозом података. Не заборавите да забележите све што радите како бисте касније могли да поновите ако требате поново да конвертујете податке.
Једном када се подаци увезу, табеле у приказу табеле података треба да раде једнако као што су то радили Екцел-ови листови - али са много бољом провером података, претраживањем и сортирањем. Ако желите, сада можете започети са дизајнирањем нових образаца и извештаја на основу ових података: на пример, Мастер / Детаил образац за пројекте може приказати податке једног пројекта на врху обрасца и мрежу задатака за то пројекат на дну.
Такође бисте могли да поставите образац Моји задаци који садржи све нерешене задатке за тренутног корисника и извештај О закашњелим задацима који наводе све нерешене задатке за све кориснике којима је рок истекао.
Без округа, молим вас, ми смо Британци
Ако адресе чувате у својој бази података, важно је да разумете које су вам информације заправо потребне. Иако информације о округу могу бити корисне за маркетинг - и можда ће бити потребне за неке иностране адресе - више се званично не користе на адресама у Великој Британији.
како послати дугачки видео на ипхоне
Разлог је тај што се британске поштанске адресе ослањају на концепт поштанског града, где се пошта за вас шаље и сортира пре него што је испоручена на ваша врата. Нису сви градови или села опслужени поштанским градовима у истој жупанији - на пример, Мелбоурн (у Цамбридгесхиреу) пошту стиже преко Роистона (у Хертфордсхиреу) - тако да одређивање округа на адреси не мора нужно никоме помоћи.
Да би избегла забуну, пошта је престала да користи жупаније у адресама још 1996. године, ослањајући се на информације о поштанском броју - а до 2016. планира да уклони имена округа из датотеке података алиас додатних података о адреси. Дакле, ако округ додате на адресу у Великој Британији, то ће једноставно бити занемарено.
