Ако треба да направите листу било чега,његовопримамљиво да видите Екцел као подразумевано спремиште: уосталом, то је само мала листа предмета за вас или неколико блиских колега.
Можда вам треба нешто софистицираније, попут формула за прорачуне или макро програмирање за аутоматизацију прикупљања и обраде података.
Нажалост, лакоћа с којом можете започети рад у програму Екцел или конкурентском програму за прорачунске табеле такође је један од највећих проблема. Оно што започиње како мали пројекат у Екцелу прераста у нешто масовно, у том тренутку бисте се такође могли суочити са проблемима брзине и стабилности или чак са развојним проблемом који не можете да решите.
Штавише, задаци управљања великим подацима често представљају значајне изазове, као што су организација, имплементација, класификација датотека, управљање базама података, сарадња корисника и још много тога. Све што је потребно да би се разбила структура базе података је постављање података у погрешно подручје, недоследно куцање података или чак двоје људи који раде на истом листу. Неколико ствари може поћи по злу, узрокујући временска кашњења и могући губитак података.
Овај чланак објашњава најчешће проблеме који се јављају када се користе Екцел прорачунске табеле, како се њима позабавити и када боље уместо тога пређите на базу података.
1. издање: Екцел вишекорисничко уређивање
Када Екцел системи расту органски, брзо налетите на проблеме када један корисник отвори радну свеску у било које одређено време, а другој особи се каже да је већ отворена. Други корисник може отказати, сачекати или прегледати верзију само за читање. Екцел-ово обећање да ће вас обавестити када друга особа изађе из радне свеске је коцка јер не проверава статус толико често и можда вас никада неће осветлити. Чак и ако се то догоди, неко други би се могао пријавити и отворити датотеку пре вас.
Да бисте избегли појединачне корисничке ефекте, можете да користите Екцел Онлине (скраћена верзија на Интернету) или да укључите Заједничке радне свеске одлика. Ево кратког водича о томе како делити табелу.
- Отворите жељену табелу и кликните на Филе .
- Затим кликните на Објави да се отвори нови прозор.
- Сада унесите податке о кориснику са којим желите да делите прорачунску табелу.
Податке такође можете поделити у неколико радних свесака тако да различити људи раде на различитим радним свескама без нагађања прстију.
2. издање: Екцел дељене радне свеске
Екцел Онлине подразумевано омогућава више уредника, али му недостаје много функционалности. Услуга није претендент на било шта осим на најједноставније задатке. Иако функција Дељене радне свеске изгледа као да би требало да одради посао, она је пуна ограничења. Не можете, на пример, да направите табелу или избришете блок ћелија ако се радна свеска дели.
Када Екцел системи расту органски, наилазите на проблем да само један корисник може истовремено да отвори радну свеску.
Постоје заобилазна решења за нека ограничења на мрежи Екцел. За друге је ствар промене структуре радне свеске, уместо да се користи већ постављена радна свеска - али овај сценарио често им смета. Као резултат тога, немогуће је користити заједничку радну свеску на исти начин на који бисте могли користити обичну радну свеску за једног корисника.
Промене у дељеним радним свескама синхронизују се између корисника сваки пут када се радна свеска сачува. Ова радња се поставља по временском распореду, на пример присиљавајући на уштеду сваких пет минута. Међутим, општи трошкови редовног чувања и праћења промена сваког корисника су прилично велики. Радне свеске могу брзо да се повећају и оптерете вашу мрежу успоравајући друге системе.
Систем не може да пронађе наведену датотеку. (0к80070002)
Издање # 3: Екцел повезане радне свеске
Подјела података у више радних књига може пружити рјешење за вишекорисничко уређивање. Ипак, вероватно ће требати да имају везе између себе како би се вредности унете у једну користиле у другој. Везе између радних свезака такође су корисне за чување засебних података у одвојеним датотекама, уместо за појединачне листове у једној радној свесци.
Досадно је што су ове везе још један извор фрустрације и нестабилности. Они постају апсолутни, укључујући пуну путању до изворне радне свеске или релативни, укључујући разлику између изворне и одредишне путање. Иако ово звучи разумно, Екцел користи тајна правила да одлучи када ће користити сваку врсту везе и променити их.
Правила уређује неколико опција и то да ли су радне свеске сачуване пре уметања веза. Везе се такође мењају када сачувате радну свеску или отворите и користите Сачувај као да направите дупликат, уместо да копирате датотеку помоћу Филе Екплорер . Резултат све ове збрке и несигурности је да везе између радних свезака лако пуцају, а опоравак од прекинутих веза је дуготрајан процес. Нико нема приступ датотекама на које то утиче.
Повезани подаци се ажурирају само када се датотеке отворе, осим ако посебно не кликнете Подаци> Упити и везе> Уређивање веза> Ажурирање вредности. Ево брзе демонстрације.
- Отворите жељену табелу и кликните Подаци .
- Сада лоцирај Упити & Везе и кликните на Уреди везе .
- Затим одаберите Ажурирај вредности .
Ако ваше везе нису између две радне свеске, али покривају три или више, морате све радне свеске отворити исправним редоследом како бисте осигурали ажуриране процесе података у правом редоследу, од прве до друге до треће. Ако сте променили вредност у првој радној свесци, а затим отворили трећу, она неће видети промене јер друга радна свеска није ажурирала вредности.
Ово ланчано повезивање података је логично, али повећава вероватноћу да су информације нетачне или да ћете покушати да отворите радну свеску коју неко други већ уређује.
Наравно, можете покушати да у потпуности избегнете повезане радне свеске, али постоји шанса да на крају унесете исте податке у више радних књига, а са тим долази и опасност да их сваки пут укуцате мало другачије.
Издање # 4: Провера података Екцел-а
Грешке се могу увући у податке било ког рачунарског система: људи погрешно уносе речи или преносе цифре у бројеве с монотоном правилношћу. Ако се подаци не провере приликом уноса, имаћете проблема.
Екцел подразумевано прихвата све врсте корисника. Могуће је поставити валидацију на потражним листама, али их је тешко одржавати, углавном ако се исто поље користи на више места. Ако корисници морају да уносе ИД бројеве докумената или референтне бројеве купаца без икаквих провера, лако је повезати погрешне записе, а да то не схвате. Интегритет података система постаје смртно угрожен, а свака анализа података је сумњива.
Можда већ трпите последице проблема са провером података, а да не схватате основни узрок. Размотрите ситуацију у којој имате списак фактура у програму Екцел. Корисник на свакој фактури уписује име купца мало другачије. Као резултат тога, фактуре добијате код Јонес Лтд, Јонес Лимитед, Јонсе Лтд и јонесс. Можда сте свесни да се сви односе на исту компанију, али Екцел не. Свака анализа података на фактури, као што је изведена табела заснована на купцима по месецима, даје више резултата када би требало да постоји само један.
Издање # 5: Екцел навигација
Велике радне свеске изазовне су за навигацију. Картице листова на дну прозора страшан су механизам за сналажење када их има много. Са више видљивих картица на екрану, постаје тешко пронаћи оно што вам треба. Ево брзог начина кретања кроз листове.
- Кликните десним тастером миша на стрелице лево од имена листова да бисте отворили Активирајте лист дијалог.
Наведено је само првих 20 листова пре него што морате да се крећете кроз листу. Не можете да сортирате, групишете или претражите лист који желите. Прозор би требао изгледати отприлике овако.
Број 6: Екцел Сецурити
Можете додати сигурност Екцел радним свескама, али то је пуно проблема. Заштита је много више усмерена на заштиту структуре радне свеске, а не података. Можете покушати да закључате неке листове и ћелије како бисте спречили кориснике да мењају структуру и формулу, али ако могу да виде податке, обично могу да промене било који или све (осим ако не направите креативно макро програмирање).
Број 7: Проблеми са брзином у програму Екцел
Екцел није најбржа апликација, а његов програмски језик ВБА је тром у поређењу са професионалнијим програмским језицима као што је Ц #. Овај сценарио потиче од предвиђене употребе и флексибилне природе програма Екцел. То је, на крају, прорачунски механизам. Да, Екцел ВБА се може користити за управљање списковима података, али то не значи да је то најбољи избор за такву врсту посла. Друге апликације су боље прилагођене таквим задацима - углавном зато што су изричито дизајниране да их раде.
Ако наиђете на било који проблем наведен у овом чланку, немојте их занемарити. Постоји професионални одговор за складиштење структурираних података, познат као база података. Не мора да буде застрашујуће или скупо и требало би да вам омогући да логично размишљате о својим подацима, како се они повезују и како комуницирате с њима.
Белешка : Ако прелазите са решења за прорачунску табелу у базу података, немојте ропски дуплицирати дизајн прорачунске табеле, искористите прилику да га побољшате.
Доступне су апликације базе података опште намене помоћу којих можете да направите решење по мери. Алтернативно, можда ћете открити да је специјална апликација базе података - она која је већ дизајнирана за вашу сврху - јефтинија, бржа за примену и боље прилагођена.
мој спољни чврсти диск се не приказује
На пример, ако имате листу купаца и детаље свих ваших интеракција са њима, то се сматра системом управљања односима са купцима (ЦРМ). Упркос свом модерном имену, ЦРМ систем је специјализована база података. Слично томе, пакети рачуна као што су КуицкБоокс и Саге су специјалне базе података. Ако не можете да пронађете унапред изграђену апликацију која одговара вашим одређеним потребама, можете је сами направити или је набавити за свој ИТ одељење или консултант.
Најчешћи тип базе података је релациона база података која своје податке чува у табелама и састоји се од редова и колона. Сваки ред садржи податке за засебну ставку. На пример, свака колона описује другачији атрибут предмета, као што је име купца или кредитно ограничење.
Да бисте креирали евиденцију, потребно је само једном да унесете податке купца, а затим их можете користити на онолико рачуна колико вам је потребно.
Табеле имају међусобно дефинисане везе тако да, рецимо, фактура садржи ИД купца. Овај поступак значи да можете лако да пронађете све фактуре за одређеног купца или да преузмете телефонски број купца из одређене фактуре. Да бисте креирали евиденцију купаца, потребно је само једном да унесете податке о купцу, а затим их можете користити на онолико рачуна колико вам је потребно, без потребе да их поново уносите. Да бисте креирали базу података, морате да дефинишете ове табеле и односе, а затим дефинишете распоред екрана који желите да користите за попис и уређивање података.
Постоји на десетине апликација база података. Неке су једноставне за употребу и обављају цео посао, омогућавајући вам да дефинишете табеле, екране за унос података и извештаје. Други имају пуно могућности у одређеним областима, али за обављање комплетног посла захтевају друге алате.
На пример, програм може бити поуздан када дефинише табеле и везе и има робусне функције анализе и извештавања. Ипак, апликацији на крају недостају било какви алати за одређивање екрана за унос података. Овде је очигледан пример Мицрософт СКЛ Сервер. Као и код других великих система база података, СКЛ Сервер брине о позадини и очекује да за развој фронт-енд-а користите другу алатку, као што је Висуал Студио.
Које опције базе података одговарају вама?
Опција базе података бр. 1: Мицрософт Аццесс
Аццесс је једна од бака десктоп база података. Једноставан је за употребу, а једноставан за злоупотребу. Табеле, екране и извештаје можете дизајнирати од нуле или почети од шаблона. Неки предлошци су отворено амерички и не подучавају увек добру праксу, али започињу брзо. Екрани и функције програмирања могу бити прилично софистицирани. Готову апликацију можете да примените на друге кориснике путем интранета (НЕ преко интернета), уместо да се ослањате на дељење датотека.
Опција базе података бр. 2: Мицрософт СхареПоинт
СхареПоинт је база података, као и механизам за складиштење докумената. Помоћу ње можете саставити једноставне листе и повезати их. Дизајнер образаца је помало софистициран, али прилагођавање је и даље могуће. Корисна је СхареПоинтова способност да зграби листу података прикупљених у програму Екцел и стави је на прилагођену листу. Програм прилагођену листу чини доступном свима на вашој мрежи и омогућава вам да додате сигурност како бисте ограничили ко шта може да ради са тим подацима. Можете да затражите од СхареПоинта да вас упозори е-поштом кад год неко додаје, уређује или брише записе. Ако складиштите податке који се тичу људи, ставки календара или задатака, можете да синхронизујете те податке са Оутлооком.
Опција базе података бр. 3: Зохо Цреатор
Зохо Оффице је веб апликација која укључује базу података која користи функцију превлачења и испуштања за ширење својих образаца на једноставан, интуитиван начин. Процес превлачења и испуштања такође се користи за програмирање интеракција и токова посла. Као веб услуга, ваши подаци и апликације доступни су са било ког места, уз једноставну сигурност да би ваши подаци били приватни. Зохо наплаћује по кориснику месечно, али ограничава број записа које можете да сачувате по тој утврђеној цени. Програм додатно кошта када чувате више података или за друге функције као што је интеграција е-поште.
Као што видите, Екцел нуди многе функције, али недостаје у неким областима у свакој од њих. Понекад друга апликација боље обавља посао, посебно ако је дизајнирана посебно за тај задатак. Понекад Екцел функционише сасвим добро, на пример за мање базе података, под условом да знате како прво спречити да се појаве проблеми.
